Bár tőlünk nyugatabbra egy virtuális asszisztenssel való együttműködés már annyira mindennapos, mint leszaladni a boltba kenyérért, hazánkban ez a szakma még gyerekcipőben jár. Szerencsére kezd népszerűvé válni és egyre jobban elterjedni, de még mindig többségben vannak azok, akik sosem hallottak róla, és fogalmuk sincs arról, mit is csinál egy virtuális asszisztens.

Ezért összeszedtem a legyakoribb kérdéseket, amikkel munkám során találkozom, kezdve a legalapvetőbbel:

 

Mi az a virtuális asszisztens?

 

Pontosabban ki? A virtuális asszisztens kifejezés ugyanis nem valamiféle mesterséges intelligenciát takar, hanem egy személyt. Egy vállalkozót, aki adminisztratív segítséget nyújt más vállalkozóknak. Tulajdonképpen csak annyiban különbözik a jól ismert irodai asszisztenstől, hogy otthonról dolgozik, és nem alkalmazottként, hanem vállalkozóként nyújt szolgáltatást.

 

Mit csinál egy virtuális asszisztens?

 

Nagyon sokféle dologban segítheti a vállalkozásodat képzettségétől függően. Mindenki másban jó, így a virtuális asszisztensek sem mind ugyanazt a szolgáltatást végzik. Alapvetően olyan adminisztratív feladatokat bízhatsz rá, amikre nincs időd vagy amit nem akarsz megcsinálni, de ezen kívül számos specifikusabb dolgot is kiszervezhetsz. Néhány példa arra, hogy miben is tud egy virtuális asszisztens segíteni:

  • adatbevitel
  • gépelés
  • közösségi média menedzsment
  • rendezvényszervezés
  • e-mail menedzsment
  • adatgyűjtés az internetről
  • táblázatok kezelése, dokumentumok szerkesztése
  • hírlevelek kezelése
  • korrektúra
  • képek szerkesztése
  • blogcikkek írása, szerkesztése
  • webshopok kezelése

A lista korántsem teljes, sok olyan feladat van még ezen kívül, ami szerepelhet a virtuális asszisztencia szolgáltatások között.

 

Miért lenne szükségem virtuális asszisztensre, ha egyedül is meg tudok csinálni mindent?

 

Egy vállalkozónak sok mindent egyedül kell csinálnia. Egy személyben vagy ügyvezető igazgató, pénzügyes, ügyfélszolgálatos, sales-es, marketinges, és még folytathatnám a sort. Ennek köszönhetően valószínűleg Te is érezted már úgy, hogy szinte megfulladsz a rengeteg tennivalótól, és az elintézendő dolgok listája csak egyre nő, hiába dolgozol éjt nappallá téve. Ha mindennel egyedül próbálsz megbírkózni, az előbb-utóbb a hatékonyság rovására megy.

Gondold át, mennyi olyan elvégzendő dolog adódik a mindennapi munkádban, amit ha kiszerveznél, sokkal hatékonyabban tudnál dolgozni. Vagy azért, mert nem vagy jó benne, és más esetleg gyorsabban megcsinálná, vagy pedig azért, mert rengeteg idődet veszi el, így nem tudsz az igazán fontos dolgokkal foglalkozni.

Ebben a korábbi cikkben részletesebben írtam a hatékonyságról, és találsz pár tippet arra vonatkozóan, hogyan döntsd el, hogy milyen feladatokat szervezz ki.

Egy virtuális asszisztens a legfontosabbat adja Neked: időt! Így a mindennapos, pepecs feladatok helyett a számodra fontos dolgokra tudsz fókuszálni, legyen az akár a vállalkozásod fejlesztése, több idő a családdal, gyerekeiddel vagy a hobbid.

 

Nem kerül többe egy virtuális asszisztens, mint egy alkalmazott?

 

Nem. Egy alkalmazottnak nem csak a havi fizetését kell biztosítani, hanem ki kell fizetni utána a járulékokat is, ráadásul fizetést akkor is kap, ha szabadságon vagy betegszabadságon van. Ezek mind adminisztratív költséggel is járnak, nem beszélve a betanításról, és a munkaeszközök (számítógép, telefon, stb.) biztosításáról.

A virtuális asszisztens ezért költséghatékony megoldás, főleg, ha egy kisvállalkozásnak segítségre lenne szüksége, de nem engedhet meg magának egy alkalmazottat. Csak az elvégzett munkát kell kifizetni, ami lehet akár alkalmi vagy projekt alapú is. A vállalkozó meghatározhatja, hogy mennyit tud egy hónapban virtuális asszisztenciára költeni, így kiszámítható az ezzel járó költség.

 

Megbízhatok egy virtuális asszisztensben? Nem szívesen adok ki bizalmas adatokat a vállalkozásomról.

 

Természetesen minden üzleti kapcsolatnak az egyik legfontosabb alapja a bizalom. Tudom, hogy nehéz döntés kiadni a kezedből a munkavégzéshez szükséges, ám bizalmas adatokat, hiszen nem szeretnéd, ha bárki visszaélne velük.

Emiatt azonban nem kell aggódnod, a virtuális asszisztens ugyanis ugyanúgy vállalkozó, mint Te. Akkor lesz sikeres, ha az ügyfél elégedett, így biztos lehetsz benne, hogy a bizalmas adatokat, információkat kellő körültekintéssel kezeli. Ellenkező esetben a saját hírnevét, és így a vállalkozását teszi kockára. A munka megkezdésekor szerződést is aláírtok, amiben a titoktartásnak is szerepelnie kell.

 

Hogyan működik a kommunikáció a munka során?

 

Ma már szerencsére nem akadály az, ha valaki nincs jelen személyesen az irodában. Az internet számos lehetőséget biztosít a folyamatos kapcsolattartásra, így a kommunikáció is gyors és hatékony. A feladatok megbeszélése történhet e-mailben, telefonon, Skype-on, Messenger-en, de vannak projekt menedzsmentre alkalmas eszközök is, pl. Trello. Preferencia kérdése, hogy ezek közül ki melyiket szereti használni.

 

Ezek voltak azok a gyakori kérdések, amik a legtöbb vállalkozóban felmerülnek, mielőtt elhatározná, hogy igénybe veszi egy virtuális asszisztens segítségét. Ha nem sikerült mindent megválaszolnom, és további kérdéseid vannak, keress bátran az elérhetőségeim bármelyikén!

 

 

Pin It on Pinterest