Sok vállalkozó van, akik – bár eldöntötték, hogy egy virtuális asszisztenssel fognak együtt dolgozni – , kicsit tanácstalanok, amikor kiszervezésre kerül a sor. Leszerződnek a kiválasztott asszisztenssel, majd jön a kérdés: “És most?” “Hogyan működik ez az egész?”

Attól még, hogy végre van valaki, aki besegít, nem oldódik meg varázsütésre minden. Ez egy partneri kapcsolat egy olyan valakivel, aki a vállalkozásod és a karriered érdekeit szem előtt tartva működik együtt veled. Neked is rá kell szánnod némi időt és munkát ahhoz, hogy később learathasd a közös munka gyümölcsét. Kezeld tehát ezt a munkakapcsolatot úgy, mint egy fontos üzleti tőkét!

Az alábbiakban összeszedtem a legfontosabb pontokat, amik a hatékony együttműködéshez szükségesek.

 

Mielőtt leszerződnél egy virtuális asszisztenssel

 

Készülj fel rá mentálisan!

Átadod a vállalkozásod egy részét, bizonyos feladatait másnak, aki majd gondoskodik az elvégzésükről. Ez nagy dolog, hiszen rengeteget dolgoztál a vállalkozásod kiépítésén, és nem szeretnéd, ha valaki kárt okozna benne. Hidd el, ez a bizonytalanság természetes! Viszont a virtuális asszisztensek is vállalkozók, így egyrészt tudják, milyen egy vállalkozást vezetni, másrészt számukra a legfontosabb az ügyfél elégedettsége.
Nincs annál rosszab, mint amikor a megbízó képtelen elengedni a gyeplőt, és a virtuális asszisztens emiatt nem tud kibontakozni és a képességeinek megfelelően segíteni. Ez nemcsak pénzkidobás, de mindkét félnél frusztrációt okoz.
Okkal kezdtél el együtt dolgozni egy virtuális asszisztenssel, így a legjobb, amit tehetsz, hogy megbízol benne, így ő is minőségi munkát tud végezni, és te is lazíthatsz.

 

Készítsd elő a kiszervezni való munkákat!

Ne akkor kezdj el azon gondolkozni, hogy mit is adj át, amikor már leszerződtetek. Készíts listát azokról a feladatokról, amiktől meg szeretnél szabadulni, gondold végig, hogy mennyi időt vesznek igénybe, milyen gyakorisággal, hogyan, milyen szoftverek, online programok használatával szoktad őket megcsinálni.
Így az asszisztensednek rögtön lesz egy képe a tennivalókról, és sokkal könnyebb lesz átadni neki az információt, illetve betanítani, ha már magad is összeszedted, és végigvetted a lépéseket, folyamatokat.

 

Találd ki, hogy mivel fogod tölteni a felszabadult idődet!

Jöhet a kiszervezés legjobb része! Az átadott feladatoktól függ, hogy mennyi időd szabadul fel naponta vagy hetente, de ezt az időt semmiképpen se vesztegesd el úgy, hogy nem tudod, mihez kezdj vele.
Mielőtt leszerződsz egy virtuális asszisztenssel, áss a vállalkozásod mélyére, és találd meg azokat a pontokat, amikre szeretnél több időt fordítani, fejleszteni, pl. bevételt termelő tevékenységek, stratégiai tervezés, kommunikáció, stb.
Ha pedig az volt a célod a kiszervezéssel, hogy több szabadidőd legyen, akkor kapcsolj ki, és töltsd ezt az időt azzal, amivel szeretnéd! 🙂

 

Miután leszerződtél egy virtuális asszisztenssel

 

Válasszátok ki közösen a megfelelő eszközöket!

Az online végzett munka egyik sarkalatos pontja a kommunikáció. Válasszátok ki hozzá azt a módod, amely mindkettőtöknek megfelel. Van aki cseten szeret kommunikálni, van aki emailben és van aki inkább gyorsan megbeszél mindent telefonon. A lényeg, hogy a kommunikáció rendszeres legyen!
Emellett szükség lehet még projekt menedzsment eszközökre (pl. Trello), fájl megosztásra (pl. Google Drive), közös naptár kezelésre, stb. Ezek természetesen mindig az adott feladattól, illetve személyes preferenciától is függenek, de mindenképpen át kell beszélni, hogy mikor mit használtok.

 

Fogalmazz világosan és tömören!

Ne feltételezd, hogy a virtuális asszisztensed mindent tud! Míg te ismered a vállalkozásodat kívülről-belülről, addig neki meg kell vele ismerkednie, tisztában kell lennie a folyamatokkal, feladatokkal, elvárásokkal. Az asszisztensednek tudnia kell, hogy mi az pontosan, amit szeretnél, és a te felelősséged, hogy minden szükséges információt megadj ahhoz, hogy dolgozni tudjon. Tudnia kell a határidőket is, hiszen több ügyféllel is dolgozik, és be kell osztania az idejét.

 

Adj visszajelzést!

Bár virtuálisan dolgozunk, ettől még emberek vagyunk mi is. Sokszor elég egy köszönöm vagy egy pozitív visszajelzés, hogy megbecsülve érezzük magunkat. Ha meg vagy elégedve az elvégzett munkával, nemcsak elismerés, de segítség is lehet, ha ajánlod virtuális asszisztensedet másnak is, vagy megfogalmazol egy pozitív véleményt, amit kitehet a weboldalára.
És bátran oszd meg az üzleti sikereidet az asszisztenseddel is, hiszen számunkra annál jobb érzés nincs, mint amikor – ha virtuálisan is, de – részesei lehetünk egy vállalkozás sikerének! 🙂

 

 

Pin It on Pinterest